Skip to main content

知識管理

企業スペース管理​

企業スペース管理ページでは、管理者がスペースタイプの管理を行うことができ、また企業スペースのサポートライブラリの管理も可能です。

企業スペースの新規追加​

企業スペースを新規追加する具体的な手順：

  • 「設定->知識管理->企業スペース」に移動
  • 企業スペースの横にある「⚙️」をクリックし、企業スペース設定ページに入る
  • 右側の「新規追加」ボタンをクリックし、新規企業スペースページに入る
  • 新しい企業スペースの基本情報（スペース名、アイコンなど）を入力
  • 「保存」をクリックすると、企業スペースが新規追加されます

企業スペースの削除​

企業スペースの削除は新規追加と似ています。具体的な手順は以下の通りです：

  • 「設定->知識管理->企業スペース」に移動
  • 企業スペースの横にある「⚙️」をクリックし、企業スペース設定ページに入る
  • 削除したい企業スペースを選択し、その後ろの「···」をクリック
  • 「削除」を選択し、二重確認後に企業スペースを削除
  • 企業スペースの削除は取り消しできませんので、慎重に行ってください

知識ライブラリの新規追加​

管理者が企業スペース管理ページで知識ライブラリを新規追加する具体的な手順：

  • まず「設定->知識管理->企業スペース」に移動し、新規作成する知識ライブラリが属する企業スペースに入る
  • 知識ライブラリの右側にある「新規追加」をクリック
  • 表示される知識ライブラリ作成ページで、名称、機密レベル、説明などの情報を入力し、「確定」をクリックすると作成完了
    • 機密レベル：デフォルトではpublicとHighly confidentialの2種類
    • ストレージ容量：0～1GB
    • ファイルサイズ制限：オプション、デフォルトでは制限なし
    • サポートファイル形式：オプション、デフォルトではすべての形式をサポート

知識ライブラリの削除​

管理者が知識ライブラリを削除する具体的な手順：

  • 「設定->知識管理->企業スペース」に移動
  • 削除したい知識ライブラリが属する企業スペースに入り、該当の知識ライブラリを見つける
  • 知識ライブラリの後ろにある「···」をクリックし、「削除」を選択
  • 二重確認後に知識ライブラリを削除

QnA管理​

管理者が提出したQnAは審査不要で直接有効になります。すべての審査待ちの質問はリストの上部に自動的に並び、管理者が優先的に処理しやすくなっています。

QnAの審査​

QnAの審査プロセスは、知識ライブラリの内容の正確性と規範性を確保するためのものです。このプロセスは主に管理者以外が提出した質問と回答を対象とし、内容が管理者の審査を経てからQnAライブラリに入り、一般ユーザーが閲覧できるようにします。管理者が提出した内容は審査不要で直接有効になります。すべての審査待ちの質問はリストの上部に自動的に並び、管理者が優先的に処理しやすくなっています。

QnAの審査状態：審査待ち、ライブラリ登録済み、拒否

  • 審査待ち：提出された質問と回答は自動的に「審査待ち」状態になり、管理者の審査と処理を待ちます
  • ライブラリ登録済み：管理者が審査を通過させた後、質問と回答はQnAライブラリに入り、一般ユーザーが閲覧可能になります
  • 拒否：内容が基準を満たさない場合、管理者は拒否を選択できます。拒否された内容は一般ユーザーには表示されませんが、後の審査のためにシステム内に保存されます

QnAの審査操作：同意、拒否、一括操作

  • 同意：管理者が基準を満たす内容に対して同意操作を行い、それをQnAライブラリに登録します。同意済みのQnAは再度拒否操作を行うことはできません
  • 拒否：基準を満たさない内容に対して、管理者は拒否を選択できます
  • 一括操作：管理者は審査待ちの内容を複数選択し、一括で同意処理を行うことができます

QnAのインポート​

QnAには2つのアップロード方法があり、その1つがQnAのインポートです。QnAのインポートは一括インポートをサポートしており、QnAの数が多い場合に適しています。

QnAをインポートする具体的な手順：

  • 企業スペースの知識ライブラリに入り、QnA画面を開く

  • 右側の「インポート」ボタンをクリックし、インポートページを表示

  • テンプレートファイルをダウンロードして補足し、企業スペース、質問、回答（企業スペースは知識ライブラリ名を指します）を記入

  • テンプレートファイルを補足した後、再度上記の手順でインポートページに入り、「ファイルをアップロード」をクリックし、補足したテンプレートファイルを選択

  • ファイル情報が自動的にプレビューされ、問題がなければ右側の「インポート開始」をクリック

  • 完了後、インポート成功が表示されます

💡 ヒント：新規のQnAのみインポートされます。質問が既存のQnAと重複している場合はスキップされます。

QnAの新規追加​

QnAを新規追加する際は、一度に1件のみ追加可能です。新規追加の手順は以下の通りです：

  • 企業スペースの知識ライブラリに入り、QnA画面を開く

  • 右側の「新規追加」ボタンをクリックし、新規追加画面に入る。左側が質問画面、右側が回答画面

  • 質問側で、QnAが属する知識ライブラリ名を選択

  • 「新規追加」ボタンをクリックして複数の質問を追加可能

  • 回答側で回答を入力。回答の入力はテキスト、リンク、画像、動画などをサポート

  • 質問と回答の入力が完了したら、「保存」をクリックしてQnAの新規追加が完了

💡 ヒント：新規追加時に複数の質問を追加すると、それらの質問の回答はすべて右側の回答ページに入力された1つの回答になります

QnAのエクスポート​

現在、QnAのエクスポートをサポートしており、ページ単位またはすべてのQnAをエクスポートすることが可能です。

機密レベル管理​

機密レベル管理は、企業情報のセキュリティを確保するための重要なメカニズムです。管理者は機密レベル管理で機密レベルを設定し、企業情報の安全性を確保できます。

機密レベルの新規追加​

管理者は機密レベルを新規追加できます。以下はその具体的な手順です：

  • 「設定->知識管理->機密レベル管理」に移動
  • 右側の「新規追加」ボタンをクリック
  • 新しい機密レベルの名称、説明を入力し、機密レベルに付与する権限を選択
  • 「保存」をクリックすると、新しい機密レベルが作成されます

機密レベルの編集​

管理者は機密レベルの名称、説明、およびその機密レベルに付与される権限を編集できます。

以下は編集の具体的な手順です：

  • 編集したい機密レベルを選択し、右側の「···」をクリック
  • 「編集」を選択し、機密レベル編集ページに入り編集を行う
  • 編集が完了したら「保存」をクリック

機密レベルの削除​

機密レベルの削除は編集と同じ入口から行います：

  • 削除したい機密レベルを選択し、右側の「···」をクリック
  • 「削除」を選択し、二重確認を行った後に削除